Ajuda - meninas escriturárias/admnistrativas
Ola,
então é assim, depois de algum tempo desempregada e em constante procura, consegui emprego numa pequena empresa familiar. Mais propriamente na parte administrativa. Basicamente sou eu que faço tudo. Depois de me deparar com uma total desorganização, comecei a pôr isto à minha maneira. O problema é que eu não sou formada em contabilidade nem tão pouco em secretariado. O meu secundário foi em tecnologias. Vai daí que tenho tido imensas dificuldades. Embora recorra constantemente à internet, não tem sido fácil. Os salérios são feitos num gabinete de contabilidade mas tudo o resto é de minha inteira responsabilidade. Estou disposta a agarrar isto com unhas e dentes mas às vezes não sei como o fazer.
Já pensei tirar um curso mas sei lá se vai adiantar para o meu caso...
Então peço ajuda (pode ser aqui ou por pm) para:
- Como organizam o vosso arquivo? ui eu nem sei por onde lhe pegue, queria que fosse prático e de rápido acesso.
- Minutas de cartas? já procurei na internet e já encontrei algumas que adaptei às minhas necessidades. Contudo, por exemplo quando envio documentos? Deve ter um número de referência para a empresa certo? Como fazer com que saia automático?
Parecem coisas básicas, eu sei, mas para quem não "pesca nada" é um verdadeiro tormento. O meu chefe é super desorganizado e deixa-me muitas vezes baralhada. uufff, este emprego é importante para mim 
não o queria perder....
Ah é uma empresa de construção civil e tenho de fazer muitas vezes declarações para os trabalhadores em como são funcionários da empresa. Não encontro nada na net sobre isso. Um modelo.
Obrigada desde já e desculpem se o tópico vos parecer um bocadinho parvo!
tb não te consigo ajudar, mas realmente tens mta sorte em não ter experiencia nenhuma na area e te terem contratado. Aproveita!
Ah e se quiseres em relação a cursos, existem cursos de secretariado que duram pouco tempo e alguns workshops em casos especificos por ex organização de arquivos, gerir agendas, etc. Em alguns casos é necessário estagio, que no teu caso tinhas de ter alguma disponibiliadde, mas visto estares a trabalhar é complicado, mas os workshops podes aproveitar... Vai ao site do ISLA.
Não consigo ajudar-te em tudo, mas pelo menos no arquivo tenta organizar-te por pastas, por exemplos, facturas para um lado, vendas a dinheiro para outro, recibos para outro assim do genero, depois em relação ao arquivo geral, arquiva por ordem alfabetica, pois será + fácil para a procura..
Em relação a cartas já feitas, ha programas especificos, mas podes sempre fazer em Word, vais gravando as cartas e depois vais alterando o texto, mas pelo menos o cabeçalho ta feito e nao tens de andar sempre a alterar..
Bjs
Olá antes de mais parabéns, por teres conseguido arranjar emprego.
Eu sou secretaria, numa empresa e de facto estamos sempre aprender, e por isso, gostava de vos pedir que não enviassem as respostas(as dúvidas colocadas) por mensagem privada, uma vez que pode servir também para quem está a lêr.
Obrigada
Olá 
Acho que posso ajudar em alguma coisa!
As facturas/recibos, etc., podes organizar numa capa por fornecedor, cliente, etc.; na capa podes fazer separar por factura, recibo, orçamentação, adiantamentos, etc.
Quanto às minutas, podes pesquisar na net,fazes um modelo e alteras conforme a necessidade.
Quanto a cartas, podes fazer:
Empresa X (alinhado à direita)
Data (alinhado à direita)
Assunto: (alinhado à esquerda) podes mencionar a ref. ou facturação
Conteúdo.
Cumprimentos e lengalengas do costume.
Atentamente.
..
Espero ter ajudado qualquer coisa!
As minhas dificuldades é mesmo manter isto organizado e com um minimo de profissionalismo. Com um aspecto empresarial, pronto. Antes de eu vir para aqui alguns fax's seguiam escritos mesmo à mão. Portanto, não está muito mal lol visto que já são feitos no computador, actualmente. O meu chefe diz que não é preciso tanta "coisinha" mas eu ensisto em ter isto com uma aparência digna de uma empresa, que é o que é.
Ui os orçamentos é outra coisa que tenho de trabalhar... era tudo feito às 3 pancadas... Tenho vindo a melhorar mas não tá fácil. Nunca me vi noutra, nem sequer trabalhei em nenhum escritório... SOCORRO 
Não sei de onde és, mas talvez aqui consigas uma formação que te ajude http://www.citeforma.pt/
boa sorte!!
Ola,
então é assim, depois de algum tempo desempregada e em constante procura, consegui emprego numa pequena empresa familiar. Mais propriamente na parte administrativa. Basicamente sou eu que faço tudo. Depois de me deparar com uma total desorganização, comecei a pôr isto à minha maneira. O problema é que eu não sou formada em contabilidade nem tão pouco em secretariado. O meu secundário foi em tecnologias. Vai daí que tenho tido imensas dificuldades. Embora recorra constantemente à internet, não tem sido fácil. Os salérios são feitos num gabinete de contabilidade mas tudo o resto é de minha inteira responsabilidade. Estou disposta a agarrar isto com unhas e dentes mas às vezes não sei como o fazer.
Já pensei tirar um curso mas sei lá se vai adiantar para o meu caso...
Então peço ajuda (pode ser aqui ou por pm) para:
- Como organizam o vosso arquivo? ui eu nem sei por onde lhe pegue, queria que fosse prático e de rápido acesso.
- Minutas de cartas? já procurei na internet e já encontrei algumas que adaptei às minhas necessidades. Contudo, por exemplo quando envio documentos? Deve ter um número de referência para a empresa certo? Como fazer com que saia automático?
Parecem coisas básicas, eu sei, mas para quem não "pesca nada" é um verdadeiro tormento. O meu chefe é super desorganizado e deixa-me muitas vezes baralhada. uufff, este emprego é importante para mim
Ah é uma empresa de construção civil e tenho de fazer muitas vezes declarações para os trabalhadores em como são funcionários da empresa. Não encontro nada na net sobre isso. Um modelo.
Obrigada desde já e desculpem se o tópico vos parecer um bocadinho parvo!
Boa tarde
Primeiro diz-me uma coisa a empresa que vos faz o processamento dos salários tem contabilidade organizada??
Isto porquê, eu trabalho numa empresa familiar (do meu pai) e tb faço tudo por aqui, agora depende se tratas da contabilidade ou não.
Deixa ver se com isto te ajudo:
1º precisas de um programa de facturação (de preferência que tenha stocks/clientes/fornecedores/tesouraria)
2º facturas eu faço mt simples - original e duplicado vão p/ cliente triplicado vai p/ contabilidade (quando preciso consultar vou ao PHC (software que uso) e vejo em detalhe td o que quero, se vocês ainda fizerem facturas á mão aí é diferente deves ter uma capa organizada por alfabeto com contas correntes e em cada c. corrente o historico do mesmo (facturas/recibos e provas de pagamento), como gosto de ter as coisas certas digitalizo os cheques dos meus clientes e guardo em pastas no computador pk caso um dia exista alguma duvida tenho a cópia do cheques deles.
3º recibos tiro recido, digitalizo o cheque, e guardo o recibo junto com o talao de deposito e vai p/ contabilidade (se for á mão tens k ir dar bxa na c. corrente respectiva e arquivar uma cópia do recibo)
4º facturas de fornecedores - tiro e confiro se vem facturado igual as respectivas guias de transporte/remessa, dou bxa no phc conferindo com a notas de encomenda e os preços e vão p/ contabilidade
5º é tesouraria e isso dava aqui um tópico que nunca mais acabava.
Se puder ajudar em alguma coisa mais se vires que te ajud expoe as duvidas ao certo que te ajudo.
beijinho e felicidades nessa nova aventura
Não sendo a minha especialidade, ainda assim, sugiro o seguinte:
Arquivo: tenta perceber que tipo de coisas tens para arquivar e como normalmente é necessário consultar. Será por pastas por cada cliente/fornecedor? Pastas para cartas, outras para facturas, orçamentos e por aí fora?
Número de referência: não me parece que seja obrigatório, e só será prático dependendo do número de cartas que enviam. Não sei de forma de fazer automáticamente. Podes arranjar uma numeração que te pareça correcta e ir registando num excel o número e a que carta corresponde para não "perderes" numeração.
Declaração para funcionários: depende. São todos efectivos? Se sim, bastaria algo do género " para efeitos de x, declaro que o "nome do colaborador" é funcionário da empresa Y desde "data". Se não, não convém que seja só assim. Pode ser algo como " para efeitos de x, declaro que o "nome do colaborador" tem contrato a termo em vigor com a empresa Y com início em "data" e data termo em Y".
Boa sorte no teu emprego e espero ter ajudado em alguma coisa
SASF: Vi que percebes bem do assunto. Bem eu não trabalho propriamente com stocks pk a minha empresa presta serviços, mas temos stocks de material, sim. Isso é lá com o chefe, contudo mais dia menos dia tom o eu conta da ocorrência pk ningém se entende.
Isso de tesouraria já é muito avançado pra mim LOL. Mas o programa de facturação é o Primavera (foi o cabo dos trabalhos aprender a trabalhar nisto).
NINIS: Sou de Viana do castelo portanto fca muuuuito longe.
LIGPEREIRA: Sim os funcionários são todos efectivos
Entretanto, já 2 meninas me enviaram umas minutas e alguns documentos para me ajudar (e ajudam).
Obrigada a todos. estou bem mais animada. hehe
Podes organizar o arquivo por pastas, tipo correspondência enviada(podes separar por exemplo nesta pasta por orçamentos/ pagamentos/ envio de faturas),podes ter uma pasta só para fax e outra para correspondencia recebida.
Se tiveres um grande volume de correspondencia para dar entrada e para enviares o melhor é arranjares livro próprio para dar entrada da correspondência e saída de cada ano( em caso de precisares de um ofício de um ano anterior é muito mais fácil encontrares).
Esta empresa vende esses livros de registo e até diversos tipos de impressos(mas penso que os mesmos impressos são mais direcionados a função pública):
http://www.imprensamunicipalista.pt/
Podes criar no teu computador uma pasta relativa a cada ano onde vais guardando os ofícios que envias, uma vez que são sempre do mesmo modelo podes ir buscar cada vez que precisares.
Deixo um exemplo de ofício que podes adoptar conforme as tuas necessidades.
Espero ter ajudado.
Não sei de onde és, mas talvez aqui consigas uma formação que te ajude http://www.citeforma.pt/
boa sorte!!
Eu sou suspeita para falar porque estou a tirar um curso de técnicas administrativas aqui..mas se tiveres interssada o curso é muito interessante..
Arquivo: Não sei se o teu é digital ou fisico, mas o que podes fazer é criar pastas ou um dossier por Ordem alfabetica e depois depende do tipo de empresa que é...podes organizar por fornecedor/cliente ou por tipo de documento...depois podes organizar por ordem ascendente ou crescente (dependendo da utilização que têm os documentos mais antigas ou as mais recentes) enfim tudo vai depender do dia a dia da empresa...
Declarações e afins podes criar um modelo tipo e depois quando forem necessárias só tens de alterar os nomes e os dados...
Espero ter ajudado! 
Não sei de onde és, mas talvez aqui consigas uma formação que te ajude http://www.citeforma.pt/
boa sorte!!
Eu sou suspeita para falar porque estou a tirar um curso de técnicas administrativas aqui..mas se tiveres interssada o curso é muito interessante..
Arquivo: Não sei se o teu é digital ou fisico, mas o que podes fazer é criar pastas ou um dossier por Ordem alfabetica e depois depende do tipo de empresa que é...podes organizar por fornecedor/cliente ou por tipo de documento...depois podes organizar por ordem ascendente ou crescente (dependendo da utilização que têm os documentos mais antigas ou as mais recentes) enfim tudo vai depender do dia a dia da empresa...
Declarações e afins podes criar um modelo tipo e depois quando forem necessárias só tens de alterar os nomes e os dados...
Espero ter ajudado! ;)
Se fores da zona de Lisboa, recomendo o Citeforma, embora eles tb façam formações noutros pontos do país. A vantagem está na qualidade de ensino; ali não é despejar materia, mas quase todos os formadores têm o cuidado de saber se todos estão a acompanhar as materias. Os cursos não são exaustivos mas cingem-se aquilo que é mais pratico. A outra vantagem são os preços dos cursos; como são cursos financiados por dinheiros da UE os preços são mto acessiveis.
Quanto ao arquivo, sugiro que o faças o mais funcional possivel. Tens que ver que volumes precisas e como o dividir. Na contabilidade, podes fazer uma pasta por diario tipo 1 pasta por cada mês para compras, outra para vendas, outra para bancos, outra para operaçoes diversas, outra para caixa. Depois dentro de cada uma delas é que vês se se justifica sub-diarios (por exemplo em bancos: pagamentos/recebimentos ou até separar por bancos (bes, bcp, cgd, etc...)
Convem é que seja pratico, tanto para consultar para para organizar, tendo em conta as necessidades. Que tipo de documentos te pedem mais frequentemente? Qual seria a forma mais rapida de aceder a eles?
Muito importante é a parte informatica. Como é uma empresa familiar, se calhar até nem tem a parte administrativa mto organizada ou com poucos recursos. Por isso, uma parte importante seria pouco a pouco aplicar os recursos informaticos à parte administrativa. Quando isso está organizado, quase nem se tem trabalho.
Membro desde: 14.10.2009