Passar Responsabilidade ?

Boas tardes a todos.
O titulo e provavelmente a secção não terá sido a melhor opção mas não sei como colocar a minha questão de outra forma. É o seguinte, durante este ao vou ausentar-me para fora do país (Erasmus+), no entanto, poderá (quase de certeza) ser necessário documentação atualizada requerida na segurança social e afins para candidatar-me a bolsa... em data que será após a minha partida.
Tenho a hipotese de buscar documentação antes de ir mas... por norma pedem depois sempre alguma documentação a mais. Não é autorizado alguém ir buscar documentação de outra pessoa á segurança social... e eu não vou estar cá para poder fazer isso.
Conhecem alguma forma, algum documento por exemplo, em que eu possa autorizar que uma determinada pessoa tenha esse tipo de possibilidade? Passar essa "responsabilidade" de forma legal a algum individuo para que este seja autorizado a ir buscar documentação minha?

Cumprimentos